Microsoft 365を利用して、メールはExchange Online、ファイルはOneDriveやSharePoint、社内連絡はTeamsという企業が増えています。

クラウドサービスは自社でサーバーを管理する必要がなく、利便性や可用性に優れています。
しかし、「クラウド上にあるデータは、何が起きても元に戻せる」と考えるのは危険です。

Microsoft 365を利用している企業も、自社のデータをどのように保護し、問題が発生した際にどこまで復元できるのかを確認しておく必要があります。

クラウドでもデータが失われる原因

Microsoft 365のデータが利用できなくなる原因は、サービス自体の障害だけではありません。

企業側の操作やアカウント管理に起因する、次のような問題もあります。

・社員が必要なメールやファイルを誤って削除した
・退職者のアカウントを削除した後、必要なデータに気づいた
・ファイルを上書きし、以前の内容が分からなくなった
・管理者がユーザーやグループの設定を誤った
・不正アクセスによりデータが削除・改変された
・ランサムウェアによって同期先のファイルまで暗号化された

Microsoftも、Microsoft Entra IDの復旧について「予期しない削除や設定ミスは起こり得る」と説明しています。
また、復旧はクラウド事業者と利用企業の「共同責任」であり、利用企業側にも事前の復旧計画やテストが必要だとしています。Microsoft公式資料

「ごみ箱」や「保存期間」だけで十分とは限らない

Microsoft 365には、削除したデータの保持や復元に関する機能があります。

ただし、保存期間を過ぎたデータや、復旧機能の対象外となる変更は元に戻せない場合があります。
大量のファイルや複数の利用者に被害が及んだ場合、一つずつ復元する作業にも時間がかかります。

Microsoft自身も、通常のバージョン管理や法的保存機能は、大規模なランサムウェア被害からの一括復旧を目的としたものではないと説明しています。Microsoft 365 Backup公式FAQ

したがって、次の点を事前に決めておくことが重要です。

１.どのサービスとデータを保護するのか
２.どの時点までさかのぼって復元するのか
３.誰が復旧作業を行うのか
４.復旧にどの程度の時間を許容できるのか
５.退職者のメールやファイルをどう保存するのか

アカウント情報も重要な保護対象

見落とされやすいのが、Microsoft Entra IDに登録されたユーザー、グループ、ポリシーなどの情報です。

Entra IDは、社員がMicrosoft 365などへログインする際の「身分証明書と入退室管理」のような役割を持っています。メールやファイルが残っていても、ユーザー情報やアクセス権限の設定が失われれば、業務に大きな影響が出る可能性があります。

特に管理者による設定ミスや不正アクセスでは、複数のユーザーや権限設定が一度に変更されることも想定しておかなければなりません。

AcronisでMicrosoft 365をまとめて保護

Acronis Backup for Microsoft 365では、Microsoft 365のデータをクラウドへバックアップし、必要なデータを選んで復元できます。

保護対象には、主に次のサービスが含まれます。

・Exchange Online
・OneDrive for Business
・SharePoint Online
・Microsoft Teams
・OneNote
・Microsoft Entra ID

メール、ファイル、サイト、連絡先、添付ファイルなどを個別に検索し、必要なデータだけを復元することも可能です。

さらに、Microsoft Entra IDについても、ユーザー、グループ、ポリシー、構成などを保護し、誤削除や設定ミス、サイバー攻撃が発生した際の復旧に備えられます。Acronis Backup for Microsoft 365公式情報

Acronis Cyber Protect Cloudを利用すれば、Microsoft 365だけでなく、社内のパソコンやサーバーのバックアップ、セキュリティ対策、端末管理なども一つの管理画面から運用できます。

IT担当者が限られている中小企業にとって、複数の製品を個別に確認する負担を減らせる点も大きなメリットです。

今週確認しておきたい3項目

Microsoft 365を利用している企業は、次の項目を確認してみてください。

・削除したメールやファイルを、いつまで復元できるか把握していますか？
・退職者のアカウントを削除する前に、必要なデータを保存していますか？
・Entra IDのユーザーや権限設定を復旧する方法を決めていますか？

一つでも「分からない」があれば、現在の運用とバックアップ体制を確認する必要があります。

まとめ

Microsoft 365は便利で信頼性の高いクラウドサービスですが、利用しているだけで、あらゆるデータ消失に備えられるわけではありません。

誤削除、設定ミス、退職者アカウントの削除、不正アクセスなど、企業側で備えるべきリスクもあります。

大切なのは、データが失われた後に方法を探すのではなく、「何を、いつまで、どのように復元するか」を事前に決めておくことです。

弊社では、Acronis Cyber Protect Cloudを活用したMicrosoft 365、パソコン、サーバーのバックアップ・セキュリティ対策をご提案しています。

「Microsoft 365の現在の保護状況を確認したい」
「退職者のメールやファイルを安全に保存したい」
「社内に専門のIT担当者がいない」

このようなお悩みがございましたら、アクロニス正規代理店の弊社へお気軽にお問い合わせください。

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執筆・監修：株式会社ウイル 執行役員 岸本　静樹
編集協力：生成AI